Loading...
By EasyHours | 5. travnja 2025.
Praktični vodič kroz nove zahtjeve za evidenciju radnog vremena za tvrtke
Tagovi: evidencija radnog vremena, zakonski zahtjevi, MSP, praćenje vremena
Bez brige – u ovom blogu odgovaramo na najčešća pitanja o evidenciji radnog vremena jasnim i ohrabrujućim jezikom, bez pravnih ili tehničkih izraza.
Obrađujemo teme poput: tko mora voditi evidenciju? Kako treba bilježiti radno vrijeme? Što s radom na daljinu? Što znači samoorganizirani radnik? Kako čuvati podatke? Koje se sustave može koristiti? Na kraju dobivate i prijedlog jednostavnog rješenja koje osigurava da vaša tvrtka bez muke ispunjava sve propise o radnom vremenu.
Ukratko: svi poslodavci i zaposlenici obuhvaćeni su obvezom evidencije. Neovisno o tome je li vaša tvrtka velika ili mala, jesu li zaposlenici na puno, nepuno radno vrijeme, rade fleksibilno ili po satu – njihovi sati moraju se svakodnevno bilježiti. Čak i zaposlenik koji radi samo nekoliko sati tjedno mora evidentirati svoje vrijeme.
Postoji tek nekoliko mogućih iznimki. Najviši rukovoditelji (npr. direktor koji se zakonski ne smatra "zaposlenikom") mogu biti izuzeti. Tu je i pojam "samoorganiziranih" – zaposlenika u posebnim pozicijama s visokim stupnjem autonomije. Oni mogu biti oslobođeni evidentiranja, ali je za to potrebna posebna pisana suglasnost (više o samoorganiziranima niže). Za veliku većinu tvrtki to neće biti relevantno, stoga planirajte da svi zaposlenici moraju evidentirati radne sate.
Zakon zahtijeva da se za svakog zaposlenika zabilježi ukupan broj sati rada za svaki dan. To znači koliko je sati osoba radila tog dana. Nije potrebno bilježiti u koliko sati je rad započeo i završio – dovoljno je navesti ukupan broj odrađenih sati. Ako zaposlenik, primjerice, odradi 7 sati u uredu i kasnije još 1 sat od kuće, dan se evidentira kao ukupno 8 sati.
Tko vodi evidenciju i koliko često? Najčešće zaposlenici sami bilježe svoje sate, npr. putem sustava za evidenciju vremena ili tablice. Zakon ne propisuje učestalost – može biti dnevno, tjedno ili nakon svakog zadatka, ovisno o tome što odgovara vašoj tvrtki. Ključno je da su zapisi pouzdani. Preporučuje se bilježiti vrijeme kontinuirano (idealno svaki dan ili odmah nakon rada) kako bi se smanjile pogreške. Poslodavcu se preporučuje izraditi jednostavne interne smjernice kada i kako zaposlenici trebaju unositi sate, kako bi svi radili na isti način.
Što se računa kao radno vrijeme? Bilježe se samo stvarno odrađeni sati. Pauze koje nisu plaćene (tijekom kojih je zaposlenik slobodan i ne mora biti dostupan) ne ulaze u evidenciju. No svi odrađeni sati moraju biti zabilježeni – čak i prekovremeni bez dodatne naknade ili rad u neobično doba. Način plaćanja nije važan; bitno je troši li se vrijeme na rad.
Vrijedi li obveza i za rad na daljinu? Da – rad od kuće evidentira se jednako kao rad u uredu. Ako zaposlenik radi iz kućnog ureda ili navečer odradi dodatne sate, i ti sati ulaze u dnevnu evidenciju. Zakon ne razlikuje mjesto obavljanja posla; važno je da su svi sati uključeni.
Vrijedi napomenuti da su pravila o odmoru nešto fleksibilnija za povremeni rad na daljinu. Standardno pravilo o 11 sati neprekidnog odmora i 48-satnom tjednom ograničenju i dalje vrijedi, ali kratka dostupnost izvan radnog vremena obično se tolerira ako se poštuju osnovna pravila. Ipak, sve sate treba evidentirati kako bi imali točnu sliku opterećenja zaposlenika.
Samoorganizirani zaposlenici ("self-schedulers") rade na pozicijama s velikom autonomijom i sami planiraju radno vrijeme. U praksi se radi o višim menadžerskim ulogama ili specijalistima s punom kontrolom nad rasporedom. Kako bi bili izuzeti od evidencije, mora postojati formalni dogovor kojim se precizno definira da zaposlenik samostalno određuje rad i da je u praksi teško (ili nepotrebno) voditi evidenciju. Ako takav dogovor ne postoji, zaposlenik mora evidentirati sate kao i svi ostali.
U većini malih i srednjih poduzeća samoorganizirani zaposlenici bit će iznimka. Ako niste sigurni spada li određena uloga u ovu kategoriju, konzultirajte se sa stručnjakom za radno pravo ili sindikatom.
Podaci o radnom vremenu moraju se čuvati najmanje pet godina. To znači da poslodavac mora osigurati sigurno spremanje evidencije, po mogućnosti u digitalnom obliku kako bi se lako mogla pretraživati i izvoziti u slučaju inspekcije. Zaposlenici imaju pravo uvida u vlastite podatke, a radna inspekcija može zatražiti pristup ako provodi nadzor.
Važno je voditi računa o zaštiti podataka. Evidencija mora biti pohranjena u skladu s GDPR-om: pristup podacima treba biti ograničen, a sustav mora imati sigurnosne mehanizme (npr. enkripciju, kontrolu pristupa). Ako koristite digitalni sustav poput EasyHoursa, provjerite gdje se podaci pohranjuju (trebaju biti u EU) i kako se štite.
Zakon ne propisuje određeni sustav, ali zahtijeva da evidencija bude objektivna, pouzdana i dostupna. To može biti digitalni sustav, aplikacija, tablica u Excelu ili ručna evidencija – sve dok ispunjava uvjete. Međutim, u praksi je digitalno rješenje najjednostavnije jer:
Sustavi poput EasyHoursa dizajnirani su baš za ove zahtjeve: omogućuju prijavu/odjavu jednim dodirom, automatsko prepoznavanje pauza, izvješća spremna za inspekciju i GDPR usklađenu pohranu.
Ako tražite jednostavan način da ostanete usklađeni i istovremeno oslobodite vrijeme administraciji, EasyHours je idealan izbor:
EasyHours je osmišljen tako da i mala i srednja poduzeća mogu bez stresa ispuniti zakonske obveze, zaštititi zaposlenike i steći bolji uvid u radno opterećenje tima.
Želite probati? Pokrenite besplatno 14-dnevno probno razdoblje na easyhours.eu i uvjerite se kako jednostavna evidencija radnog vremena može biti.